Vorgang: Sicherer Hafen Amt Neuhaus / Niedersachsen
Rechnungen, Bauakten und der Schriftverkehr mit dem Kunden – geordnet abgelegt und in Sekunden wiedergefunden, GoBD-fähig, auf eurem eigenen Server und in eurer Hand. Workflowlotse richtet das ein, schult euch und übergibt.
Der Rechnungsberg, der mit jedem Monat wächst.
Eingangsrechnungen per Mail, per Post, als PDF – und im Frühjahr sucht ihr die eine, die der Steuerberater braucht.
Die Bauakte, die im WhatsApp-Chat verschwindet.
Fotos, Aufmaße und Lieferscheine zu einem Projekt liegen auf fünf Handys statt an einem Ort, den alle finden.
Die Rechnung, die auf ihre Anlagen wartet.
Aufmaß, Prüfprotokoll, Lieferschein, Entsorgungsnachweis – fehlt eins, wartet die Zahlung, und jemand sucht es hinterher zusammen.
Vorgang 01
Die eine Rechnung? Zwei Suchbegriffe, da ist sie.
Jeder Beleg wird beim Eingang erfasst und ist ab dann per Volltextsuche auffindbar – nach Lieferant, Betrag oder dem Wort, das irgendwo auf der Seite steht.
Vorgang 02
Die Bauakte liegt an einem Ort – komplett.
Baustellenfotos, Aufmaße, Lieferscheine und der Schriftverkehr hängen am Projekt. Will der Kunde die Doku, bekommt er einen Link – statt drei Rückfragen an fünf Handys.
Vorgang 03
Der Steuerberater bekommt einen Export – keinen Pendelordner.
Die Belege eines Zeitraums gehen gebündelt raus, nachvollziehbar abgelegt und GoBD-fähig aufbewahrt. Die Suchaktion im Frühjahr entfällt.
Vorgang 04
E-Rechnungen kommen an, werden lesbar – und liegen prüffest.
Empfangen müsst ihr sie seit 2025. In der Ablage werden sie angenommen, lesbar dargestellt und im XML-Original archiviert. Das Ausstellen eurer Rechnungen bleibt in eurer Fakturierung.
Vorgang 05
Die Rechnung geht raus – mit allen Anlagen.
Aufmaß, Lieferschein und Prüfprotokoll hängen am Projekt und sind beim Rechnungslauf griffbereit. Was der Auftraggeber zur Prüfung braucht, liegt beisammen, statt in der Woche danach zusammengesucht zu werden.
Vorgang 06
Bei der Abnahme ist die Doku schon beisammen.
Prüfprotokolle, Bestandspläne und Betriebsanweisungen sammeln sich während des Projekts an ihrem Platz. Zum Termin liegt vor, was der Auftraggeber sehen will – statt in den Tagen davor zusammengetragen zu werden.
Alle sechs Vorgänge gehören zur Grundausstattung der Ablage. Und auf dem Weg dorthin habt ihr einen Lotsen an der Seite: Workflowlotse richtet ein, schult euer Team und übergibt – nach ein paar Wochen ist die Ablage eure. Erstgespräch anfragen →
Vermerk: Kerngeschäft
Auf dem Dach, an der Anlage, beim Kunden – das ist euer Geschäft. Die Bürokratie dazu läuft künftig geordnet nebenher: ablegen, wiederfinden, abhaken.
Ein geordnetes Archiv für alles, was dem Betrieb gehört: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Bauakten, Verträge. GoBD-fähig aufgebaut – Unterlagen liegen unveränderbar und vollständig, vom Eingang bis zum Export für den Steuerberater. E-Rechnungen inklusive: empfangen und im XML-Original prüffest archiviert.
Die ganze Ablage läuft auf eurer eigenen Infrastruktur: auf einem Server bei euch im Haus oder bei einem EU-Hoster eurer Wahl. Workflowlotse richtet sie ein, härtet sie ab und übergibt; betrieben wird sie von euch. Konkret heißt das: kein Abo, dessen Preis nächstes Jahr steigt, kein Dienst, der abgeschaltet wird und eure Akten mitnimmt – und wer auf die Unterlagen zugreift, bestimmt ihr.
Wenn eure Unterlagen erst einmal geordnet auf eurer eigenen Infrastruktur liegen, könnt ihr Fragen an sie stellen: „Wie war das beim Kessel in der Müllerstraße gelöst?" – die Antwort kommt mit dem Quelldokument zum Nachprüfen. Die KI dafür wird souverän ausgewählt: je Datenklasse das passende Modell, bei geprüften europäischen Diensten.
Workflowlotse führt bewährte, weit verbreitete Open-Source-Software ein: offene Standards, keine Lizenz pro Kopf. Eure Daten lassen sich jederzeit exportieren, und eure Installation gehört euch – sie läuft unabhängig von mir weiter. Das ist gelebte Souveränität.
Server in Deutschland oder bei einem EU-Hoster eurer Wahl. Ein Rechenzentrum sichert nur, wo eure Daten liegen – auf eurer eigenen Infrastruktur bestimmt ihr, wer zugreift.
Workflowlotse richtet ein, härtet ab und schult – betrieben wird der Server von euch. Kein Abhängigkeits-Abo, keine fremde Hand auf euren Unterlagen.
Festpreis nach Betriebsgröße statt Tagessatz. Was im Paket steht, ist drin; was außerhalb kommt, kommt vorher schriftlich – keine Stundenzettel-Überraschung.
Das Erstgespräch ist kostenlos, dauert eine halbe Stunde und verpflichtet euch zu nichts: Ihr seht an einem Beispielbetrieb, wie die Ablage im Alltag läuft, und wir rechnen gemeinsam durch, ob sich das für euren Betrieb trägt. Ich antworte persönlich, innerhalb von zwei Werktagen.
Erstgespräch anfragen →oder direkt an kontakt@workflowlotse.de
Was eine Einführung kostet und welches Paket zu eurer Betriebsgröße passt → Leistungen & Preise
