So fangen wir an – ohne Katze im Sack.

Workflowlotse schafft die GoBD-fähige technische Grundlage: eine Ablage, in der Belege unveränderbar, vollständig und auffindbar aufbewahrt werden, wie es das Finanzamt verlangt. Die volle GoBD-Konformität hängt zusätzlich an eurer gelebten Verfahrensdokumentation und Belegdisziplin – die richtet Workflowlotse mit ein und zeigt euch, worauf es ankommt. „GoBD-fähig" heißt also: die Technik steht; den ordentlichen Umgang damit haltet ihr im Betrieb.

Nein. Die Workflowlotse-Lösung empfängt eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) und archiviert das Original revisionssicher – die Empfangspflicht gilt seit 2025, die Aufbewahrung läuft acht Jahre, und ein PDF-Ausdruck im Ordner reicht dafür nicht. Das Ausstellen eurer eigenen Rechnungen bleibt in eurer Fakturierungs- oder Branchensoftware, das Verbuchen beim Steuerberater. Workflowlotse sorgt für den sauberen Eingang und die prüffeste Ablage, nicht für die Rechnungsstellung.

Die Frage ist nicht Cloud ja oder nein, sondern wer zugreifen darf. Ein Rechenzentrum sichert nur, wo eure Daten liegen: Ein US-Anbieter kann von US-Behörden zur Herausgabe verpflichtet werden, selbst wenn die Server in Frankfurt stehen; Microsoft hat das am 10. Juni 2025 vor dem französischen Senat unter Eid eingeräumt. Bei Workflowlotse liegt die Ablage auf eurer eigenen Infrastruktur, und ihr behaltet die Verfügungsgewalt. Die Bauweise sorgt dafür, nicht bloß ein Versprechen. Hostet ihr bei einem deutschen Anbieter wie Hetzner, kommt obendrein ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach europäischem Recht (Art. 28 DSGVO) hinzu – abgesichert nach DSGVO, nicht nach fremder Rechtsordnung.

Nein. Workflowlotse sitzt als Dokumenten- und Wissens-Schicht daneben, nicht dagegen. Eure Branchensoftware schreibt weiter Angebote, kalkuliert und rechnet den Lohn; diese Schicht ordnet die Belege, Projektakten und den Schriftverkehr drumherum und macht sie durchsuchbar.

Ja – für das Sammeln, Wiederfinden und Übergeben. Aufmaße, Lieferscheine, Prüfprotokolle und Entsorgungsnachweise hängen am jeweiligen Projekt, statt sich auf Fahrzeuge, Postfächer und Ordner zu verteilen. Beim Rechnungslauf und zur Abnahme ist der Stand beisammen, und der Auftraggeber bekommt auf Wunsch einen Link statt eines Mail-Anhangs. Erzeugen müsst ihr die Nachweise weiter selbst: Das Aufmaß bleibt euer Aufmaß, die Laborprobe bleibt beim Labor. Die Ablage sorgt dafür, dass nichts davon verloren geht.

Nein, eine Migration ist optional, nicht Voraussetzung. Ihr könnt schlank mit den laufenden Belegen starten und den Altbestand später stapelweise nachziehen, wenn sich das lohnt. Was sinnvoll ist, klären wir im Digital-Check an eurer tatsächlichen Dokumentenlast.

Ja. Alles ist Open Source, läuft auf euren eigenen Servern mit euren Daten und lässt sich jederzeit exportieren – keine proprietären Formate halten euch fest. Auf Wunsch betreue ich die Lösung laufend weiter; das ist bequem, aber jederzeit kündbar. Ebenso könnte ein interner Admin oder ein anderer Open-Source-Dienstleister übernehmen; die Übergabe-Dokumentation ist genau dafür geschrieben. Ihr bleibt frei, weil die Technik offen ist, nicht weil euch ein Vertrag hält.

Im Digital-Check weisen wir auf passende Förderprogramme hin – etwa die BAFA-Förderung für Unternehmensberatung. Die Beraterzulassung von Workflowlotse ist beantragt; bis sie vorliegt, gibt es dazu kein festes Versprechen. Den Förderantrag stellt ihr selbst; eine tiefere Begleitung dabei läuft separat.