KI und Ihre Daten
Was die KI sehen darf, legen wir vorher fest
Eine KI ist so nützlich wie das Wissen, das sie sehen darf. Deshalb klären wir vor jeder Einrichtung zwei Fragen: Welche Unterlagen soll sie nutzen, und wo dürfen diese verarbeitet werden?
Wie eine KI mit Ihrem Betriebswissen arbeitet
Eine allgemeine KI antwortet aus dem, was sie beim Training gelernt hat, und aus dem Internet. Sie weiß, was allgemein üblich ist. Eine KI mit Zugriff auf Ihr Betriebswissen sucht zu Ihrer Frage zuerst die passenden Stellen in Ihren eigenen Unterlagen und formuliert die Antwort daraus. Die Sprache bringt sie mit, das Wissen kommt aus Ihrem Bestand.
Was sich dadurch ändert
- Antworten und Entwürfe folgen Ihren Vorlagen, Preisen und Abläufen statt dem allgemein Üblichen.
- Was im Alltag festgehalten wird, steht beim nächsten Mal bereit.
- Den Entwurf prüft ein Mensch, bevor er weitergeht.
Diese KI weiß, was in Ihren Unterlagen steht. Deshalb zählen zwei Dinge: dass das Wissen Ihres Hauses erreichbar ist und dass festgehalten wird, was im Alltag neu entsteht.
KI wird in vielen Betrieben schon genutzt, manchmal über private Konten und mit hineinkopierten Textstellen. Eine eingerichtete Lösung holt das in geregelte Bahnen: mit Ihren Unterlagen und klaren Regeln, wer was nutzt.
Datenklassen: jede Unterlage mit dem Schutz, der zu ihr passt
Vorlagen brauchen einen anderen Schutz als Personalakten. In der Kursbestimmung ordnen wir Ihre Unterlagen deshalb nach Datenklassen. Je höher die Schutzstufe, desto enger die Auswahl der Werkzeuge.
| Datenklasse | Beispiele | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| Allgemeines Wissen | Vorlagen, Handbücher, interne Anweisungen | viele Werkzeuge und Modelle kommen in Frage |
| Personenbezogene Daten | Kundenkorrespondenz, Personalunterlagen | Verarbeitung mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bei einem Anbieter und mit einem Modell, die zur Datenklasse passen |
| Vertrauliches unter Schweigepflicht | Unterlagen, für die ein Berufsgeheimnis gilt | eigene Regeln; welche Werkzeuge in Frage kommen, klärt die Kursbestimmung vor jeder Einrichtung |
Wie die Auswahl abläuft
- In der Kursbestimmung ordnen wir Ihre Unterlagen nach Datenklassen.
- Für jede Klasse legen wir fest, wo sie verarbeitet wird und welche KI dafür passt.
- Bei der Einrichtung werden die Modelle je Datenklasse eingestellt und die Regeln festgehalten: wer darf was.
Wenn Sie einer Schweigepflicht unterliegen
Unterlagen unter Berufsgeheimnis folgen eigenen Regeln, auch bei der Wahl der Werkzeuge. Welche dafür in Frage kommen, klärt die Kursbestimmung, bevor etwas eingerichtet wird. Bevor ich solche Unterlagen zu sehen bekomme, unterschreibe ich eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit.
Die Fundstelle: Antworten, die sich prüfen lassen
Manchmal zählen Präzision und Verbindlichkeit: Eine Antwort muss sich am Original prüfen lassen, bevor sie weitergeht. Das gelingt, wenn die KI zu ihren Antworten die Quellen aus Ihrem Bestand nennt. Ist Ihnen das wichtig, wird es ein Kriterium der Werkzeugwahl.
Häufige Fragen zu KI und Daten
Lernt die KI mit unseren Daten?
In den Geschäftstarifen der großen Anbieter werden Eingaben standardmäßig nicht zum Training genutzt, das ist vertraglich zugesichert. In kostenlosen Privatkonten ist es oft umgekehrt. Eingerichtet wird deshalb über Geschäftsverträge.
Können unsere Unterlagen im Haus bleiben?
Der Bestand kann auf einem Server in Ihrem Haus oder bei einem EU-Hoster Ihrer Wahl liegen. Das Sprachmodell, das eine Frage beantwortet, wählen wir je Datenklasse; es läuft in der Regel bei einem geprüften Anbieter. Was für Sie passt, klärt die Kursbestimmung.
Reicht es, wenn ein Anbieter aus Europa kommt?
Das Etikett allein sagt wenig. Vor der Einrichtung prüfe ich jeden Anbieter, bei dem Ihre Unterlagen verarbeitet werden: wo verarbeitet wird, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und was der Vertrag zur Auftragsverarbeitung regelt, und dokumentiere das.
Können wir den Anbieter später wechseln?
Wie wichtig Ihnen ein späterer Wechsel ist, klären wir in der Kursbestimmung. Es gibt Lösungen, bei denen sich der Anbieter ohne Migrationsprojekt und mit wenig Aufwand wechseln lässt, und genau darauf achten wir dann bei der Werkzeugwahl.
Fangen wir mit einem Gespräch an.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und dauert eine halbe Stunde, per Video oder Telefon. Den Termin wählen Sie selbst.
oder direkt an kontakt@workflowlotse.de